Llegamos a la cuarta fase de nuestro proyecto, que junto con la anterior son las más cruciales de todo el proceso: el monitoreo.
Por la importancia que le estamos otorgando a ambas, forman casi una sola, dado que no se concibe su existencia por separado. Y en ésta que ahora afrontamos tenemos que controlar que todo lo ejecutado se esté desarrollando de la manera adecuada, siguiendo unos indicadores de control fijados.
Por lo tanto podríamos indicar que la identificación de estos indicadores de control sería lo primero a realizar dentro de esta fase; porque serán ellos quienes nos ofrecerán las métricas adecuadas para poder evaluar todo el proceso, y así poder comprobar de manera continua que no se produce ninguna irregularidad.
Obtener y evaluar de forma adecuada estas métricas, que es lo que llamaremos realmente monitorización, sería el siguiente paso a seguir en el ciclo de vida de este proceso.
Para esto podremos crear dos grupos diferentes: los que recolectan los datos y los que los evalúan. De esta manera conseguiremos unos análisis más precisos, por aquello tan cierto de que “cuatro ojos ven más que dos”.
Por supuesto, y por descontado, estos grupos tendrán que tener la cualificación suficiente para afrontar la tarea encomendada.
La correcta interpretación de los datos nos indicará si todo se desarrolla de la manera planeada o si por el contrario hay que tomar alguna medida correctora.
Porque no nos engañemos, pocas veces los planes se cumplen al pie de la letra, y hay que tener la suficiente agilidad para atajar los problemas que puedan ir surgiendo.
Una rápida comunicación de las desviaciones que se puedan estar produciendo es fundamental; tanto como la comunicación de las acciones o medidas a tomar. Tercer paso.
De nuevo, al igual que en todo el proceso, es importantísimo que el flujo de información sea fluido entre todos los equipos, tanto de decisión como de ejecución.
Para ir acabando, podríamos indicar que una de las características que pueden hacer más efectivo este proceso, es lo dinámico que sea.
Una rápida adecuación a las nuevas características surgidas es un parámetro que puede elevar el nivel de éxito de manera significativa. Y todo ello siempre dentro de los parámetros de recursos de los que dispongamos.
Y como hombre precavido vale por dos, siempre hay que tener un plan de contingencias. Un plan B.
Algo que nos permita retomar el curso correcto al proceso si éste se nos da desviado un poco del camino marcado.
Y ya sabes, si tienes dudas sobre esto o algo de lo explicado anteriormente, cualquier persona del equipo SCWUIMAC! te podemos contar en persona todas las dudas que tengas al respecto. ¡Nos encanta hablar de proyectos!
Photo: Mathew Smith
